La mayoría de las empresas guardan información confidencial en sus archivos, como nombres y números de seguro social. Este tipo de datos podría identificar a empleados o clientes y, a menudo, se usa para completar pedidos, cumplir con la nómina o realizar otras funciones comerciales clave. Sin embargo, si la información confidencial cae en las manos equivocadas, puede resultar en robo de identidad, fraude e incluso en la defensa de usted y su empresa contra demandas. Por lo tanto, es clave implementar las mejores prácticas para salvaguardar los datos personales y proteger su negocio. Independientemente del tamaño o la naturaleza de su negocio, los siguientes consejos están diseñados para ayudarlo a recorrer un largo camino para mantener sus datos seguros.
Configurar una política de privacidad
Uno de los más importantes prácticas de seguridad para proteger la privacidad de su empresa, empleados y clientes, es establecer una política de privacidad. Deberá describir cómo su negocio planea mantener segura la información personal. La política de privacidad debe explicar qué tipo de datos recopila su empresa, qué pretende hacer con ellos y las medidas de seguridad implementadas. Por ejemplo, muchas empresas recopilan datos de clientes, como nombres, números de teléfono o direcciones de correo electrónico. Se recomienda evitar recopilar datos confidenciales, como números de seguro social u otra información confidencial.
Crear una dirección de correo virtual
Registrarse para obtener una dirección de buzón virtual es una excelente manera de registrar su empresa, crear una imagen profesional y garantizar la privacidad de su negocio. PhysicalAddress.com es un servicio de correo en línea que hace que su correo postal sea virtual. Ellos pueden proporcionarle una verdadera dirección física, que puede utilizar para sus necesidades comerciales. Esto significa que puede decidir a su conveniencia si desea que el correo sea reenviado, escaneado o triturado. Como resultado, tendrá acceso a una solución de documentos digitales optimizada, que le ahorrará tiempo para que pueda concentrarse en otras áreas clave de su negocio.
Entrene y eduque a su personal
La capacitación periódica ayudará a los empleados a comprender el importante papel que desempeñan en la protección de datos confidenciales y otra información comercial. Hay algunas áreas clave que las empresas deben priorizar. Por ejemplo, se debe alentar al personal a configurar contraseñas seguras y restablecerlas cada 60 a 90 días. Deberá proporcionar suficientes recursos para mantener a los empleados actualizados sobre las últimas noticias y tendencias en esquemas de fraude. Los empleados también deben saber cómo detectar correos electrónicos no solicitados o desconocidos y evitar hacer clic en enlaces sospechosos. Además, se les puede enseñar cómo almacenar datos en espacios aprobados por la empresa.
Instalar software de seguridadSe recomienda a las empresas de todos los tamaños que descarguen software, navegadores web y sistemas operativos actualizados que puedan ayudarlos a evitar que los virus y el malware afecten su privacidad. Después de cada actualización de la computadora, es crucial buscar virus y malware implementando un software antivirus. También puede ser útil considerar la instalación de software antimalware para combatir los ataques de phishing. Es posible que deba usar un software de seguridad de red para escanear e identificar vulnerabilidades. El software de firewall puede ayudar a evitar que los ciberdelincuentes ingresen a una red privada y accedan a sus datos. Además, recuerde auditar su sitio web regularmente y configurar actualizaciones automáticas en todos los programas de software.
