De meeste bedrijven bewaren vertrouwelijke informatie in hun bestanden, zoals namen en burgerservicenummers. Dit type gegevens kan werknemers of klanten identificeren en wordt vaak gebruikt om bestellingen uit te voeren, de salarisadministratie te voldoen of andere belangrijke zakelijke functies uit te voeren. Als gevoelige informatie echter in verkeerde handen valt, kan dit leiden tot identiteitsdiefstal, fraude en zelfs de verdediging van uzelf en uw bedrijf tegen rechtszaken. Daarom is het essentieel om best practices te implementeren om persoonlijke gegevens te beschermen en uw bedrijf te beschermen. Ongeacht de grootte of aard van uw bedrijf, de onderstaande tips zijn bedoeld om u te helpen uw gegevens veilig te houden.
Stel een privacybeleid in
Een van de belangrijke beveiligingspraktijken om de privacy van uw bedrijf, medewerkers en klanten te beschermen, is het opstellen van een privacybeleid. U moet aangeven hoe uw bedrijf van plan is om persoonlijke informatie veilig te houden. In het privacybeleid moet worden uitgelegd welk type gegevens uw bedrijf verzamelt, wat het ermee wil doen en welke beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Veel bedrijven verzamelen bijvoorbeeld klantgegevens, zoals namen, telefoonnummers of e-mailadressen. Het wordt aanbevolen om het verzamelen van gevoelige gegevens, zoals burgerservicenummers of andere vertrouwelijke informatie, te vermijden.
Een virtueel e-mailadres maken
Aanmelden voor een virtueel postvakadres is een geweldige manier om uw bedrijf te registreren, een professionele uitstraling te creëren en de privacy van uw bedrijf te waarborgen. PhysicalAddress.com is een online postdienst die uw post virtueel maakt. Zij kunnen u een echte fysiek adres, die u kunt gebruiken voor uw zakelijke behoeften. Dit betekent dat u zelf kunt beslissen of u de post wilt laten doorsturen, scannen of versnipperen. Als gevolg hiervan heeft u toegang tot een gestroomlijnde digitale documentoplossing, waarmee u tijd bespaart, zodat u zich kunt concentreren op andere belangrijke aspecten van uw bedrijf.
Train en leid uw personeel op
Regelmatige training helpt werknemers de belangrijke rol te begrijpen die zij spelen bij het beschermen van gevoelige gegevens en andere bedrijfsinformatie. Er zijn een aantal belangrijke gebieden die bedrijven prioriteit moeten geven. Medewerkers moeten bijvoorbeeld worden aangemoedigd om sterke wachtwoorden in te stellen en deze elke 60 tot 90 dagen opnieuw in te stellen. U moet zorgen voor voldoende middelen om werknemers op de hoogte te houden van het laatste nieuws en trends op het gebied van frauderegelingen. Werknemers moeten ook weten hoe ze ongevraagde of onbekende e-mails kunnen herkennen en voorkomen dat ze op verdachte links klikken. Bovendien kunnen ze worden geleerd hoe ze gegevens kunnen opslaan in ruimtes die zijn goedgekeurd door het bedrijf.
Beveiligingssoftware installerenBedrijven van elke omvang wordt geadviseerd om up-to-date software, webbrowsers en besturingssystemen te downloaden die hen kunnen helpen voorkomen dat virussen en malware hun privacy schaden. Na elke computerupdate is het van cruciaal belang om te scannen op virussen en malware door antivirussoftware te implementeren. Het kan ook nuttig zijn om te overwegen anti-malwaresoftware te installeren om: phishing-aanvallen bestrijden. Mogelijk moet u netwerkbeveiligingssoftware gebruiken om kwetsbaarheden te scannen en te identificeren. Firewallsoftware kan helpen voorkomen dat cybercriminelen een privénetwerk binnendringen en toegang krijgen tot de gegevens ervan. Vergeet daarnaast niet om uw website regelmatig te controleren en automatische updates voor alle softwareprogramma's in te stellen.
