Większość firm przechowuje w swoich plikach informacje poufne, takie jak nazwiska i numery ubezpieczenia społecznego. Tego typu dane mogą identyfikować pracowników lub klientów i są często wykorzystywane do realizacji zamówień, rozliczania listy płac lub wykonywania innych kluczowych funkcji biznesowych. Jeśli jednak poufne informacje wpadną w niepowołane ręce, może to skutkować kradzieżą tożsamości, oszustwem, a nawet obroną siebie i firmy przed procesami sądowymi. Dlatego kluczowe jest wdrożenie najlepszych praktyk w celu ochrony danych osobowych i ochrony Twojej firmy. Niezależnie od wielkości lub charakteru Twojej firmy, poniższe wskazówki mają na celu pomóc Ci przejść długą drogę do zapewnienia bezpieczeństwa danych.
Skonfiguruj politykę prywatności
Jeden z najbardziej ważne praktyki bezpieczeństwa aby chronić prywatność Twojej firmy, pracowników i klientów, jest ustalenie polityki prywatności. Musisz określić, w jaki sposób Twoje plany biznesowe zapewniają bezpieczeństwo danych osobowych. Polityka prywatności powinna wyjaśniać, jakiego rodzaju dane gromadzi Twoja firma, co zamierza z nimi zrobić oraz jakie środki bezpieczeństwa stosuje. Na przykład wiele firm zbiera dane klientów, takie jak nazwiska, numery telefonów czy adresy e-mail. Zaleca się unikanie gromadzenia danych wrażliwych, takich jak numery ubezpieczenia społecznego lub inne poufne informacje.
Utwórz wirtualny adres pocztowy
Założenie wirtualnej skrzynki pocztowej to świetny sposób na zarejestrowanie firmy, stworzenie profesjonalnego wizerunku i zapewnienie prywatności Twojej firmy. PhysicalAddress.com to internetowa usługa pocztowa, dzięki której poczta pocztowa staje się wirtualna. Mogą zapewnić ci prawdziwy adres fizyczny, które możesz wykorzystać do swoich potrzeb biznesowych. Oznacza to, że możesz według własnego uznania zdecydować, czy chcesz przekazać pocztę, przeskanować lub zniszczyć. W rezultacie uzyskasz dostęp do usprawnionego rozwiązania do obsługi dokumentów cyfrowych, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas, dzięki czemu możesz skupić się na innych kluczowych obszarach Twojej firmy.
Trenuj i edukuj swój personel
Regularne szkolenia pomogą pracownikom zrozumieć ważną rolę, jaką odgrywają w ochronie danych wrażliwych i innych informacji biznesowych. Istnieje kilka kluczowych obszarów, które firmy powinny traktować priorytetowo. Na przykład należy zachęcać pracowników do ustawiania silnych haseł i resetowania ich co 60 do 90 dni. Musisz zapewnić wystarczającą ilość zasobów, aby informować pracowników o najnowszych wiadomościach i trendach w schematach oszustw. Pracownicy powinni również wiedzieć, jak wykrywać niechciane lub nieznane wiadomości e-mail i unikać klikania podejrzanych linków. Dodatkowo można nauczyć ich przechowywania danych w przestrzeniach zatwierdzonych przez firmę.
Zainstaluj oprogramowanie zabezpieczająceFirmom różnej wielkości zaleca się pobranie aktualnego oprogramowania, przeglądarek internetowych i systemów operacyjnych, które pomogą im chronić ich prywatność przed wirusami i złośliwym oprogramowaniem. Po każdej aktualizacji komputera bardzo ważne jest skanowanie w poszukiwaniu wirusów i złośliwego oprogramowania za pomocą oprogramowania antywirusowego. Warto również rozważyć zainstalowanie oprogramowania anty-malware, aby zwalczać ataki phishingowe. Do skanowania i identyfikowania luk w zabezpieczeniach może być konieczne użycie oprogramowania zabezpieczającego sieć. Oprogramowanie zapory może pomóc powstrzymać cyberprzestępców przed wejściem do sieci prywatnej i uzyskaniem dostępu do jej danych. Ponadto pamiętaj, aby regularnie przeprowadzać audyt witryny i konfigurować automatyczne aktualizacje wszystkich programów.
